Viens no biežākajiem mītiem – elektroniskais paraksts ir mazāk īsts nekā paraksts uz papīra. Patiesībā kvalificētam e-parakstam Eiropas Savienībā (ES) ir tāds pats juridiskais spēks kā ar roku veiktajam. eIDAS regulējums paredz, ka e-parakstu nedrīkst noraidīt tikai tāpēc, ka tas ir elektroniskā formā. Atšķirība starp abiem parakstiem ir tikai formātā – viens uz papīra, otrs elektroniskajā vidē.

Vēl viens aplams priekšstats – e-paraksts ir sarežģīts un paredzēts tikai nopietnām iestādēm. E-paraksts jau sen ir ikdienā izmantojams rīks gan uzņēmumiem, gan privātpersonām. Parakstīšanas process ir vienkāršs un aizņem vien dažas minūtes.

Tāpat iesakņojies mīts ir par PDF formāta dokumentu – ja tas saņemts, tātad ir derīgs, elektroniski parakstīts. Tas ir aplami. Svarīgi ir pārbaudīt jeb validēt e-parakstu, vai tas ir derīgs un to tiešām izveidojusi konkrētā persona, kā arī – vai parakstīšanas brīdī sertifikāts ir bijis derīgs un dokuments pēc parakstīšanas nav mainīts. To neapstiprina tikai redzamais teksts (paraksta anotācija) PDF failā, bet arī "neredzamie" tehniskie dati, kas iestrādāti elektroniskajā dokumentā. "Tāpēc izdrukāts PDF vai ekrānuzņēmums nav tas pats, kas oriģinālais elektroniski parakstītais fails," uzsver speciāliste.

Lai e-parakstu varētu lietot bez problēmām, svarīgi sekot līdzi izmantoto e-identifikācijas rīku derīgumam. E-paraksta rīki nav mūžīgi, tiem ir sertifikāti, tehniskās prasības un drošības standarti, kas var mainīties. Ja mainās derīguma nosacījumi, vajadzības gadījumā laikus varēsi izvēlēties alternatīvu – citu rīku.

Ikdienā lietojot e-parakstu, der atcerēties, ka vienkāršs e-paraksts atšķiras no droša jeb kvalificēta – juridiski tie nav vienādi. Ar vienkāršu e-parakstu saprotam piekrišanas apstiprinājumu ar klikšķi vai kādu citu elektronisko darbību – ar to ir gana noteiktos procesos, bet tam nav juridiska spēka. Savukārt kvalificēts elektroniskais paraksts ir augstākais e-paraksta līmenis – kā jau minējām, tam ES ir tāds pats juridiskais spēks kā ar roku veiktajam. Latvijas tiesību aktos šim parakstam ir termins "drošs elektroniskais paraksts". Kuru izmantot – vienmēr skaties, kāds vajadzīgs konkrētajā situācijā, iesaka Līga Savicka-Bokiša.

Speciāliste arī iesaka pievērst uzmanību e-paraksta validācijai. Validēt nozīmē pārbaudīt, vai e-paraksts tiešām ir derīgs. Validējot pārbaudīsi, vai dokuments pēc parakstīšanas nav mainīts, parakstītāja sertifikāts tajā brīdī bijis derīgs un vai nav bijis atsaukts vai neatbilstošs. "Ja validāciju neveic, problēmas parasti neparādās uzreiz. Tās parādās vēlāk – piemēram, auditā, tiesvedībā vai brīdī, kad dokuments jāiesniedz citai pusei vai iestādei. Tad pēkšņi var izrādīties, ka nav saglabāts oriģinālais fails, ka paraksts nav derīgs vai dokuments pēc parakstīšanas ir mainīts," norāda Līga Savicka-Bokiša.

Elektroniski parakstītos dokumentus vienmēr saglabā oriģinālajā formātā – ja tas parakstīts kā PDF, saglabā to PDF. "Ja tas ir EDOC, BDOC, ADOC vai ASiC-E konteiners, jāglabā viss konteiners, nevis tikai kāds dokuments, kas no tā izņemts ārā," iesaka Līga Savicka-Bokiša. Noteikti nederēs dokumenta izdrukas – tā nevarēsi pārbaudīt paraksta derīgumu. Ja oriģinālais fails pazudis, vispirms pārbaudi, vai tas vēl ir pieejams e-parakstīšanas platformā, kurā dokumentu parakstīji, vai uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā. Iespējams, oriģināls saglabājies otrai pusei, kura parakstīja dokumentu. Svarīgi ir jau sākumā dokumentus uzglabāt centralizēti, drošā vietā, ar piekļuves tiesībām un rezerves kopijām, jo arī par elektroniski parakstītiem dokumentiem ir jārūpējas.