Jāsaprot, ka e-parakstam un e-zīmogam katram ir savs uzdevums. "Ja elektronisko parakstu var salīdzināt ar konkrēta cilvēka parakstu ar pildspalvu, tad elektronisko zīmogu var salīdzināt ar uzņēmuma zīmogu digitālā vidē. Tas ir ļoti noderīgs rīks modernam uzņēmumam, kas vēlas automatizēt dokumentu apriti, garantēt datu drošību un pasargāt savus izejošos dokumentus no viltošanas," stāsta starptautiskās e-parakstīšanas platformas "Dokobit by Signicat" lielo klientu vadītāja Līga Savicka-Bokiša.

Tāpat kā tradicionāls tintes spiedogs, ko uzņēmums uzliek uz papīra, izsniedzot pavadzīmes vai citus dokumentus, arī e-zīmogs apliecina, ka dokuments pieder konkrētam uzņēmumam. Digitālajā vidē e-zīmogs dokumentam piesaista unikālu kriptogrāfisko datu kopumu, kas identificē uzņēmumu un apliecina, ka dokumenta saturs pēc apzīmogošanas nav mainīts.

E-zīmogam ir līdzīga tehnoloģija kā e-parakstam, taču atšķiras tā lietošanas tiesiskie mērķi un sekas. Kvalificētu e-parakstu izmanto fiziska persona, kas juridiski apliecina personīgo piekrišanu dokumenta saturam un uzņemas saistības, piemēram, noslēdzot darba līgumu. Bet e-zīmogu izmanto tikai juridiska persona – organizācija vai uzņēmums –, lai apliecinātu dokumenta izcelsmi no konkrētās organizācijas.

E-zīmogs ir noderīgs visos gadījumos, kad dokumenta apliecināšanai nav nepieciešams konkrēta darbinieka vai vadītāja personīgais e-paraksts, bet ir svarīgi oficiāli apliecināt dokumenta autentiskumu un izcelsmi. Tā var būt situācija, kad uzņēmums automātiski ģenerē un nosūta lielu dokumentu apjomu (piemēram, rēķinus), vai darbinieki sūta oficiālus dokumentus klientiem, taču drošības vai konfidencialitātes apsvērumu dēļ nevar paraksta metadatos publiskot savu personas kodu. "E-zīmogā ir redzami tikai un vienīgi uzņēmuma rekvizīti," uzsver Līga Savicka-Bokiša.

Uzreiz gan jānorāda, ka e-zīmogs neaizstāj konkrētas pilnvarotas personas e-parakstu uz līgumiem vai citiem dokumentiem. Ja nepieciešams apliecinājums no uzņēmuma direktora, tad tāpat būs jāizmanto e-paraksts.

Dokumentu aprite ir ikviena uzņēmuma ikdiena neatkarīgi no izmēra, bet – jo lielāks uzņēmums, jo vairāk dokumentu un manuālas parakstu vākšanas. Tas ir laiks, ko darbinieki varētu veltīt vērtīgākiem uzdevumiem. E-zīmogs ir mūsdienīgs risinājums, kas atbrīvo komandu no šīs administratīvās rutīnas.

"Ar uzticamības pakalpojumu sniedzēju piedāvātajām API integrācijām e-zīmogošanu var droši ieviest uzņēmuma IT sistēmā un automatizēt dokumentu e-zīmogošanas procesus. Darbiniekiem vairs nav manuāli jāver vaļā katrs rēķins vai izziņa – sistēma visu izdara fonā, nodrošinot ātru dokumentu sagatavošanu un nosūtīšanu klientiem," iedrošina Līga Savicka-Bokiša.

E-zīmogs kļūst par rīku, kas stiprina uzticamību un drošu dokumentu apriti, lai novērstu iespēju viltot dokumentu datumu vai citus metadatus, pasargājot uzņēmumu no e-pasta krāpniekiem, kuri pārtver rēķinus un nomaina rekvizītus. "Piemēram, neliela dizaina aģentūra, tulkošanas birojs vai mācību centrs var elektroniski apzīmogot savus cenu piedāvājumus vai rēķinus," stāsta Līga Savicka-Bokiša.

Jebkuram e-zīmogam ir arī juridisks spēks, ko apliecina Eiropas Savienības eIDAS regula. Tātad – to nevar noraidīt kā pierādījumu tikai tāpēc, ka zīmogs ir elektroniskā formā. "Savukārt kvalificētam e-zīmogam ir vēl lielāks spēks, jo tam ir tiesiskā prezumpcija par datu integritāti (nemainīgumu) un dokumenta izcelsmes pareizību. Lai nodrošinātu maksimālu drošību, e-zīmogs tiek kombinēts ar kvalificētu laika zīmogu, kas neapstrīdami apliecina precīzu apzīmogošanas laiku, garantē, ka saturs kopš tā brīža nav mainīts, un apliecina, ka dokuments nāk tieši no tās organizācijas, kas tajā norādīta," skaidro Līga Savicka-Bokiša.

Līdzīgi kā ar e-parakstu, arī e-zīmogu uz dokumenta nepietiek novērtēt tikai vizuāli. Uz dokumenta redzamais zīmoga attēls vai teksts ir tikai vizuāls – īstā pārbaude notiek faila metadatos. Tāpēc, lai būtu drošs, ka e-zīmogs derīgs – to pārbauda kvalificētā validācijas pakalpojumā. Validācijas rīks analizē dokumenta datus un uzrāda, vai e-zīmogs ir tehniski derīgs, kas ir tā izdevējs un vai dokuments pēc apzīmogošanas nav mainīts.

Joprojām iesakņojies mīts, ka e-zīmoga ieviešana ir dārga, tam vajadzīgas speciālas un dārgas iekārtas, taču ar pašreizējām tehnoloģiskām iespējām tā vairs nav.

Bet kā zināt, vai uzņēmums ir gatavs lietot e-zīmogu? Ja darbinieki daudz laika patērē manuāli parakstot viena un tā paša tipa dokumentus, kurus ģenerē sistēma, – e-zīmogs šo procesu automatizēs un atslogos cilvēka resursus. E-zīmogošanu iespējams integrēt tieši CRM, ERP vai grāmatvedības sistēmā, kas pasargās iekšējās un ārējās aprites dokumentus no nesaskaņotām un nesankcionētām izmaiņām un viltojumiem.