Lai cik ierasti darba vidē tas būtu, tieši dažādās notifikācijas, atgādinājumi, ziņu plūsma ir tā, kas novērš mūsu uzmanību ikdienā. Kad paziņojumi mirguļo ne tikai datorā, bet arī telefonā un vēl viedpulkstenī, mēs nespējam uz tiem nereaģēt. Tas ir viens no veidiem, kā paši sev izveidojam ieradumu reaģēt zibenīgi un pārslēgties no tā, ko darām. Tam palīdz visa liekā noslāpēšana – nekā nevajadzīga ekrānos. Visefektīvāk viedtālruni novietot tālāk no darba vietas, lai to nevaram aizsniegt. Pat tiešā vadītāja paziņojumi nebūt nav tie, uz kuriem jāreaģē nekavējoties, iesaka eksperte.

"Mūsu uzdevums ir sakārtot lietas tā, lai varam mierīgi pildīt uzdevumus secīgi, nevis reaģēt uz visu, kas novērš mūsu uzmanību, jo īpaši, kas izlec ekrānos. Darīt sinhroni savas lietas, pieturēties pie koncepta un prioritātēm. Un ar laiku veidojas organizēta darba stils," iesaka Dace Bole. Sevis disciplinēšana, skrupuloza laika plānošana ir tas, kas disciplinē arī kolēģus attiecībā pret mums. Kolēģi saprot, ka neesam ātrās reaģēšanas brigāde un mūsu laiks ir jārespektē. Izņēmums, protams, ir ārkārtas jeb "force majeure" situācijas, bet arī tādām darba vidē nevajadzētu būt bieži, ja vien neesi ugunsdzēsējs, ķirurgs vai krīžu eksperts.

Mūsdienu pasaules galvenais laika zaglis ir viedtālrunis. Ja paraugāmies, cik daudz to lietojam tieši darba vajadzībām, proporcija, salīdzinot ar bezgalīgo sociālo mediju ritināšanu, ir niecīga. Kā skaidro eksperte – viedtālruņi kļuvuši par mūsu smadzeņu darbības stimulatoriem, bet pilnīgi nepareizā formātā.

Ilgtermiņā nekvalitatīvas un mazvērtīgas informācijas ritināšana jeb "doom scrolling" telefonā, kas neprasa koncentrēšanos, var novest pie "smadzeņu puves". Mūsu spēja analizēt informāciju mazinās, tāpat arī sarūk kritiskā domāšana, norāda Dace Bole. Un tas jau ir iedīglis tam, ka neuzmanīgi lasām e-pastus, neieklausāmies runātājos sapulcēs vai telefona zvanos. Kā ar to cīnīties? "Recepte jau ir ļoti vienkārša – izdzēst no telefona visu iespējamo, bez kā mēs varam dzīvot. Un bez lielākās daļas mēs varam dzīvot."

Cilvēki, kas krituši krāpnieku nagos, bieži min, ka neuzmanība pieļauta steigas vai noguruma dēļ. Krāpnieki, izmetot ēsmu, izmanto savu upuru vājības, lai sasniegtu mērķi, paskaidro Dace Bole. Piemēram, senioru vājība ir nespēja ilgi koncentrēties un uztvert informāciju, zināšanu trūkums un uzticēšanās emocionāli pielādētiem zvaniem.

Krāpnieki arvien biežāk izmanto arī ļoti pārdomātu manipulācijas formu – sociālo inženieriju. Ne velti ikdienas informatīvajā gūzmā gadās uzķerties uz pikšķerēšanas e-pastiem, kas uzbūvēti ļoti ticami tiem, kādi ierasti tiek saņemti, piemēram, iekšējās komunikācijas ziņas – it kā no biroja administratores. Un tad jau krāpniekiem paveras vārti, lai nosūtītu uzņēmumam arī kādu viltotu rēķinu, kas it kā ir no sadarbības partnera. Krāpniekiem ir skaidrs, ka iegūt vēlamo palīdzēs cilvēks, nevis tehniska ievainojamība. "Speciāli radot steigu, krāpniekam ir zināms, ka tajā brīdī upurim spēja analizēt un vērtēt būtiski samazināsies. Varbūtība, ka upuris "uzķersies uz āķa", būtiski paaugstinās," skaidro Dace Bole.

Situācijās, kad gadījies uzķerties uz krāpniekiem, svarīgi kļūdas izvērtēt, lai no tām iegūtu informāciju un pieredzi. "Kļūdas darba procesā nav nekas jauns un neparasts. Es vienmēr uzsveru, ka zinātnē viss balstās tikai uz kļūdīšanos. Kļūdas mums atklāj procesa nepilnības, kas ir ļoti būtiski, lai uzņēmums kļūtu spēcīgāks," uzsver Bole.

Intensīvā darba ritmā, kad ir risks kļūdīties, svarīga ir apzinātība – pilnīga skaidrība par to, kas ir komandas fokuss, redzējums, kā to kopā un individuāli sasniegt. "Tas ir profesionālās ekoloģijas nodrošinājums no vadītāja puses, kurš veicina darbinieku efektivitāti. Šo ekoloģiju veido tādas pamata vērtības kā spēja definēt mērķus, strukturēt uzdevumus, plānot laiku, noteikt prioritātes, skaidri un jēgpilni procesi, savu darbinieku spēju apzināšanās. Ja šāda ekoloģija netiek izkopta un uzturēta, veidojas haoss vai "autopilota režīms"," uzsver Dace Bole.

"Vadītājam ir jābūt arī tam, kurš ekosistēmu izbūvējis tā, lai cilvēks ar savu kompetenci, potenciālu un talantu varētu realizēt visas šīs lietas un lai pienesums atgriežas uzņēmumā," stāsta Dace Bole. Uzņēmuma kontekstā ļoti svarīgi darbiniekam uzticēt atbildības, kas atbilst kompetencei, zināšanām un spējām.

Noderīga un svarīga lieta, ko katram individuāli piekopt darba plūsmas ikdienā, ir pauze. "Pauze ir tas mirklis, kad es pārslēdzos. Ja man pauzes nav un no vienas sapulces ielecu nākamajā, es nevaru no sevis prasīt, lai man smadzenes uzreiz ir iekšā nākamajā tēmā. Gribam vai ne, bet mēs domājam vēl pēc inerces par iepriekšējo notikumu – kādas frāzes vai kas cits aizķeras no iepriekšējā darba," skaidro Dace Bole.

Ne velti darbiniekiem, kuri ikdienā strādā ar datoru, darba drošības instruktāžā norādīts, ka ik pa laikam nepieciešams piecelties no darbagalda, atļauties kaut 10 minūšu pauzi un izkustēties. Tas palīdz nolikt malā domas par iepriekšējo darbu, lai ar svaigu skatu pievērstos nākamajam uzdevumam un būtu efektīvāki. Bet pauzei jābūt vērtīgai!

Vēl viens ieradums, ko varam īstenot katru dienu, lai noņemtu no saviem pleciem steigas nastu, ir savas dienas saplānošana. Ieviest kā rituālu darba dienas sākumā vai beigās pārskatīt (kā nu katrs vēlas), kas konkrētajā dienā būs jāpaveic. Eksperte iesaka to darīt dienas beigās – tas palīdzēs noslēgt darbadienu, paraudzīties uz paveikto, mierīgi aizvērt datoru, lai nodotos atpūtai pēc darba. "Man ir miers, man ir pārliecība un skaidrība, kas mani rīt sagaida, kā tas viss izskatās. Es esmu saplānojusi. Un no rīta es darbojos," stāsta Dace Bole.