Failiem.lv
Dokumentu vadība ir tikai sākums. Nākamais solis uzņēmumiem – rīcībspējīgi MI aģenti
Sagatavoja DBS sadarbībā ar "Failiem.lv"
Foto: Publicitātes
Līgums ar pakalpojumu sniedzēju noklīdis bezgalīgā e-pastu sarakstē, rēķins saglabāts neīstajā mapē datorā, bet degvielas čeks pazudis. Mūsdienās uzņēmums vairs nevar paļauties uz to, ka vajadzīgais "kaut kur ir". Sakārtota lietvedības uzskaite digitālajā vidē ļauj lielu informācijas apjomu pārvaldīt ātri un ērti, bet mākslīgā intelekta (MI) asistenti vajadzīgā atrašanai kļūst par noderīgiem palīgiem. Latvijas tehnoloģiju uzņēmums "Failiem.lv" nostiprinājis dokumentu vadības sistēmas (DVS) pakalpojumu uzņēmumiem, papildinot to ar MI iespējām.
"Failiem.lv" jau sen vairs nav tikai vide, kur uzglabāt fotogrāfijas un ar tām ērti dalīties ar privātpersonām. Tā kļuvusi par platformu, kas piedāvā dažādus risinājumus, lai mazo un vidējo uzņēmumu (MVU) darbu padarītu efektīvāku. "Failiem.lv" piedāvā klientiem kvalitatīvu DVS, kur ne tikai tiek uzglabāti dokumenti, bet arī notiek visas citas informācijas aprite, kas saistīta ar darba procesiem.
Vienota vide, kas ļauj pārvaldīt visus uzņēmuma datus un procesus
Lai gan DVS varētu šķist kā platforma, kas ir dārga un pieejama vien lieliem uzņēmumiem, tā nav taisnība. "Failiem.lv" strādājuši, lai izveidotu sava veida uzņēmumu datu operētājsistēmu, kas cenas ziņā būtu daudz pieejamāka arī MVU, kā arī gatava lietošanai uzreiz. Tātad – nekāda servera uzturēšana pašiem, maksas par programmatūru licencēm, IT speciālistiem u. tml.
Vienā vidē arī neliels uzņēmums var pārvaldīt savus galvenos datus un procesus – klientus, kontaktus, projektus, uzdevumus, līgumus, rēķinus, dokumentus, failus, kalendārus un citus nepieciešamos reģistrus. Tomēr, lai DVS ieviestu efektīvi, svarīgi to darīt brīdī, kad uzņēmums aug un dokumentu aprite tajā palielinās, lai visu varētu sakārtot tieši tā, kā nepieciešams.
Vienā vidē arī neliels uzņēmums var pārvaldīt savus galvenos datus un procesus – klientus, kontaktus, projektus, uzdevumus, līgumus, rēķinus, dokumentus, failus, kalendārus un citus nepieciešamos reģistrus. Tomēr, lai DVS ieviestu efektīvi, svarīgi to darīt brīdī, kad uzņēmums aug un dokumentu aprite tajā palielinās, lai visu varētu sakārtot tieši tā, kā nepieciešams.
Sistēmā iespējams veidot dažādus reģistrus – piemēram, ienākošajai un izejošajai korespondencei, līgumiem, rēķiniem, personāla dokumentiem vai tehniskajai dokumentācijai. Katram ierakstam iespējams pievienot strukturētus datus, failus, versijas un saites uz citiem ierakstiem. Tas nozīmē, ka vajadzīgo informāciju iespējams atrast ne tikai pēc faila nosaukuma, bet arī pēc klienta, projekta, statusa, datuma vai atbildīgā darbinieka.
Būtiska DVS priekšrocība ir piekļuves tiesību un darbību uzskaites iespēja. Uzņēmums pats nosaka, kuri darbinieki vai ārējie kontakti drīkst konkrēto informāciju skatīt vai rediģēt. Savukārt dokumentu versiju vēsture un darbību žurnāli ļauj izsekot to apritei, bet integrācija "Failiem.lv" ļauj kopijas uzglabāt līdz pat pieciem gadiem.
Būtiska DVS priekšrocība ir piekļuves tiesību un darbību uzskaites iespēja. Uzņēmums pats nosaka, kuri darbinieki vai ārējie kontakti drīkst konkrēto informāciju skatīt vai rediģēt. Savukārt dokumentu versiju vēsture un darbību žurnāli ļauj izsekot to apritei, bet integrācija "Failiem.lv" ļauj kopijas uzglabāt līdz pat pieciem gadiem.
Kā tas praktiski izskatās uzņēmuma ikdienā?
- Līgumu pārvaldība. Visi uzņēmuma līgumi tiek reģistrēti vienuviet, tiem iespējams pievienot klientu, termiņu, atbildīgo darbinieku un citus datus. Darbinieks var ātri noskaidrot, kādi līgumi ar konkrēto klientu ir spēkā un kur atrodas jaunākā dokumenta versija.
- Rēķini un administrācija. Ienākošos rēķinus var reģistrēt sistēmā, nodot konkrētam darbiniekam, saskaņot un saglabāt kopā ar pārējo informāciju. MI var palīdzēt nolasīt dokumentā ietvertos datus, tādējādi samazinot manuālo darbu un kļūdu risku. Sistēma palīdz arī ērti izrakstīt rēķinus PDF un XML formātos.
- Projektu vadība. Piemēram, mārketinga aģentūra vienā projekta vidē var apvienot klienta līgumu, darba uzdevumus, prezentācijas, radošos materiālus un gala nodevumus. Komandas dalībniekiem ir pieejama aktuālā informācija, bet klientam var piešķirt tikai konkrētam projektam nepieciešamo piekļuvi.
- Personāla dokumenti. Darba līgumi, vienošanās, amata apraksti un citas ar darbiniekiem saistītās lietas var tikt uzturētas strukturētā reģistrā ar atbilstošām piekļuves tiesībām.
- Dokumentu elektroniska parakstīšana. Sasaisti dokumentus ar konkrētām darba plūsmām – sagatavo, nosūti skaņošanai, vīzēšanai un e-parakstīšanai, vienlaikus sekojot līdzi, kā virzās process. Nepalaid garām termiņus, pateicoties automātiskajiem atgādinājumiem. Dati tiek glabāti droši un atbilstoši Eiropas datu regulai (GDPR).
- Iekšējās kārtības noteikumi un zināšanas. Uzņēmuma instrukcijas, procesu aprakstus, veidnes un iekšējās kārtības noteikumus var apkopot vienā kontrolētā vidē. Tas ir īpaši noderīgi, kad komandai pievienojas jauns darbinieks vai kāds kolēģis aiziet, – zināšanas paliek uzņēmumā, nevis konkrētā cilvēka datorā vai e-pastā.
- Darbs ar ārējiem partneriem. Izmantojot datu telpas un piekļuves tiesības, uzņēmums var droši nodot noteiktus dokumentus klientiem, auditoriem, konsultantiem vai citiem sadarbības partneriem, neatverot viņiem pieeju visai uzņēmuma informācijai.
“
"Failiem.lv" radītās DVS priekšrocība – visi procesi nav jāmaina uzreiz vienā dienā. Sistēmu var pielāgot konkrētām vajadzībām un sākt ar procesiem, kuros šobrīd jāiegulda visvairāk manuālā darba vai informācijas meklēšanas, krasi nemainot ikdienas darbu ar pilnīgu digitalizāciju vai pielāgošanos vienai gatavai CRM vai ERP sistēmai. Vispirms var sakārtot dokumentu apriti vai līgumus, pēc tam pievienot projektus, uzdevumus, e-parakstīšanu un automatizāciju, bet nākamajā posmā izmantot MI, lai ar jau sakārtoto informāciju strādātu efektīvāk.
MI asistenti jau tagad palīdz ikdienas darbos
Ja DVS palīdz uzņēmumam sakārtot informāciju, tad nākamais solis ir – kā to izmantot un pārvaldīt vēl efektīvāk. "Failiem.lv" jau piedāvā MI asistentu, kas var palīdzēt apkopot, tulkot un analizēt dokumentus, atbildēt uz jautājumiem par saturu un iegūt no tiem meklēto informāciju. Tāpat MI asistents jau palīdz DVS tikt galā ar dokumentu, piemēram, rēķinu, čeku un līgumu, strukturizēšanu un pareizu reģistrēšanu, nolasot automātiski informāciju, darot reālu darbu. DVS platformā pieejama arī MI API integrācijas iespēja.
Tātad – MI asistents palīdz cilvēkam ātrāk saprast un atrast informāciju. Viņam ne vienmēr jāatver vairāki dokumenti manuāli, lai sameklētu nepieciešamo. Ja svarīgi ātri pārskatīt līgumu, lai saprastu konkrētus nosacījumus, MI asistents var palīdzēt to apkopot un izcelt svarīgāko.
Tātad – MI asistents palīdz cilvēkam ātrāk saprast un atrast informāciju. Viņam ne vienmēr jāatver vairāki dokumenti manuāli, lai sameklētu nepieciešamo. Ja svarīgi ātri pārskatīt līgumu, lai saprastu konkrētus nosacījumus, MI asistents var palīdzēt to apkopot un izcelt svarīgāko.
Nākotnē – MI aģenti, kas spēj veikt konkrētus uzdevumus
"Failiem.lv" šobrīd strādā pie tā, lai DVS un MI asistentus papildinātu ar MI aģentiem nākotnē, kas pārņemtu daļu no cilvēka manuālā darba. Mērķis ir izveidot DVS MI aģentu, kas spētu strādāt ne tikai ar atsevišķiem dokumentiem, bet ar savstarpēji saistītiem uzņēmuma datiem, vienlaikus ievērojot lietotāja piekļuves tiesības.
“
Kā tas izskatās praktiski? Darbiniekam nav jāmeklē informācija vairākos reģistros. Viņš varētu MI aģentam dot uzdevumu, piemēram: kāds ir jaunākais līgums ar klientu X, kādi ar to saistītie rēķini vēl nav atrisināti un kādi uzdevumi projektā joprojām ir nepabeigti? Un aģents visu nepieciešamo sagatavos.
Nākotnē, uzlabojot MI aģentu iespējas un piešķirot atbilstošu pilnvarojumu rīkoties, tas varētu veikt arī tālākus DVS procesa soļus. Piemēram, no augšupielādēta dokumenta sagatavot ierakstu DVS, ieteikt nepieciešamos metadatus, izveidot vai atjaunināt uzdevumu, kā arī virzīt dokumentu tālākai saskaņošanai.
Tomēr jāsaprot, ka uzņēmuma procesos MI nav paredzēts, lai aizstātu cilvēka lēmumus. Tā uzdevums ir samazināt rutīnas darbus – datu ievadi, meklēšanu, sakārtošanu utt. Tāpēc būtiska ir sistēmas kontrole – lai MI aģents darbojas tikai tam piešķirto tiesību robežās, nozīmīgas darbības joprojām atstājot izsekojamas un cilvēka kontrolē.
Viss uzskaitītais kopumā ļauj izveidot vienu, konkrētā sistēmā "dzīvojošu", centralizētu uzņēmuma digitālo datu un darba vidi. Tas nozīmē – nekādas lavierēšanas starp e-pastiem, "ekseļiem" un citām sistēmām. DVS kalpos kā pamata rīks – kur visi uzņēmuma procesi ir sakārtoti, pārskatāmi un mazāk laikietilpīgi.
Tomēr jāsaprot, ka uzņēmuma procesos MI nav paredzēts, lai aizstātu cilvēka lēmumus. Tā uzdevums ir samazināt rutīnas darbus – datu ievadi, meklēšanu, sakārtošanu utt. Tāpēc būtiska ir sistēmas kontrole – lai MI aģents darbojas tikai tam piešķirto tiesību robežās, nozīmīgas darbības joprojām atstājot izsekojamas un cilvēka kontrolē.
Viss uzskaitītais kopumā ļauj izveidot vienu, konkrētā sistēmā "dzīvojošu", centralizētu uzņēmuma digitālo datu un darba vidi. Tas nozīmē – nekādas lavierēšanas starp e-pastiem, "ekseļiem" un citām sistēmām. DVS kalpos kā pamata rīks – kur visi uzņēmuma procesi ir sakārtoti, pārskatāmi un mazāk laikietilpīgi.
“
Nav skaidrības, kā ieviest DVS sava uzņēmuma ikdienā? Ielūkojies DVS demo iespējās vai piesaki konsultāciju ar "Failiem.lv", kas ļaus saprast, kāda dokumentu un darba plūsmas pārvaldība, integrācijas un MI iespējas nepieciešamas tavam uzņēmumam.
